Assurant® Privacy Policy Canada 

Politique de confidentialité de Assurant® Canada

Commitment to protecting your privacy  

At Assurant we are committed to providing you with great customer service.  We do our best to treat you fairly and with respect.  

Protecting your privacy and the confidentiality of your personal information is a keystone to our relationship with you, and to your trust in us. Your trust is our most valuable asset. 

This Privacy Policy informs you of our practices that help protect your privacy and keep your personal information safe and secure. 
 
The term "personal information" means individual and particular details about you that you provide to us or we obtain as a result of the products and services you use.

We may change this Privacy Policy at any time.  If we do, we will post the revised policy on our website.

Collecting and using personal information 

At or before the time of collecting your personal information, we will explain how we intend to use it and ask for your consent to do so.    We will limit the information we collect to what we need for those purposes.  We will also obtain your consent if we wish to use your information for any other purpose and before collecting information from third parties.

You may refuse or withdraw consent for us to use your information. If you do, we will respect and record your choices. We will advise you if your choices impact our ability to serve you as a customer. 

We ask for your personal information to establish and serve you as customer. 

Information we may collect and how we gather it 

  1. From you (or provided to us on your behalf), on applications and other forms you submit to us, we may collect, for example, your name, address, age, social insurance number, telephone number, and employment information.
  2. From your transactions with our companies or other nonaffiliated parties, we may collect, for example, your name, address, telephone number, age, credit card use, insurance coverage, transaction history, and claims history.
  3. From health care providers, such as doctors and hospitals, we may collect your past or present health condition.  Health data will be collected only if we need to find out if you are eligible for coverage, process claims, prevent fraud, as authorized by you, or as the law may permit or require. Please note that we collect health data only to manage a health-related product or service, such as life or disability insurance, for which you applied.
  4. From you, when you enroll, request a service, or file a claim or service request on one of our websites, we may collect, for example, your name, address, contract number, credit card issuer, account number, personal identification number, e-mail address, service contract, and claim or service request information. We may also use your email address to send you customer satisfaction surveys.
  5. From your visits to our Internet websites, we may collect a session number and user ID. By reviewing the legal notice, terms of use, site agreement, or similarly named link appearing on any of our websites that you visit, you may learn of any "cookies" we utilize and of any additional information we may collect from you on that site.

Sharing personal information

We may share your information with a third party with your consent, for purposes that we will identify to you in advance.  In addition, we may share your information in the following situations:

  1. When required or permitted by law - We may release personal information to help us collect a debt you may owe to us, or because we may be obligated to give information in response to a court order or subpoena, or in the course of an investigation.
  2. Transfers of a business – If we consider selling, or actually sell parts of our business, we may release personal information to third parties involved with the potential or actual sale.
  3. For marketing services - We may share customer information with persons or organizations inside or outside our family of companies that perform marketing services for us or with whom we have joint marketing agreements.
  4. For customer service purposes - We give limited information as needed to our suppliers, partners, affiliates, and agents who provide goods and services to you on our behalf, or who perform support services on our behalf.  All our suppliers, partners, affiliates, and agents, as part of their agreements with us, are bound to conform to our privacy standards and to maintain your confidentiality in a manner consistent with this policy, and may not use your information for any unauthorized purpose.  We have the right to audit these suppliers, partners, affiliates, and agents for compliance.  Some of these suppliers, partners, affiliates, and agents are located outside of Canada and are subject to legal requirements in their jurisdictions, such as lawful requirements to disclose personal information to government authorities in those countries.

Protecting personal information

We restrict access to your information to authorized employees, and to the authorized employees of our member companies and our service providers that we determine have a legitimate business purpose to access such information in connection with the products or services you have applied for, or hold with us.

We maintain physical, electronic and procedural safeguards.  

We provide training and communication programs to educate employees about the meaning and requirements of our strict standards for data security and confidentiality.

All our suppliers and service providers, as part of their agreements with us, are bound to maintain confidentiality and may not use your information for any unauthorized purpose.

When your information is no longer needed for the purposes explained to you, and following applicable retention periods for our corporate records, we have procedures to destroy, delete, erase, or convert your personal information to an anonymous form.

We may process and store your information in another country, which may be subject to access by government authorities under applicable laws of that country. 

Electronic Communication and Website Usage

Email and contacting us through our website

We recognize that unencrypted email is not secure.  An email message could be accessed and viewed by others without your knowledge or consent while in transit to us.  We strongly recommend that you not include sensitive or confidential information in an unencrypted email. Please contact us to find out your options for secure communications with us.

We make efforts to protect your personal information using security measures appropriate to the sensitivity of the information that you provide or access through our websites.  However, because no data transmission over the Internet can be guaranteed to be perfectly secured, any personal information you submit to us or access electronically is done at your own risk, and we do not guarantee or warrant the security of information transmitted in this manner. 

Cookies

Persistent cookies may be used on our websites. Cookies are pieces of information or data, sent to your browser from a web server and stored on your computer's hard drive for record-keeping purposes, or for personalization of certain aspects of your visit to our website. Information gathered from cookies is generally used on an aggregate basis.  If you prefer not to accept cookies, the help portion of the toolbar on most web browsers will tell you how to prevent your browser from accepting new cookies, how to have the browser notify you when you receive a new cookie, or how to disable cookies altogether. However, disabling cookies may result in certain parts of the website not operating correctly or prevent you from taking full advantage of some of the features of our website.

Links to other websites

Our websites may contain links to other websites that may have online information practices different from ours.  We are not responsible for the privacy, content, and security practices of those websites.  If you make use of any links, we encourage to learn about the privacy and security practices of those websites.

Your right to access your personal information

If you would like access to your personal information, simply forward a written request to the address of the Privacy Officer appearing at the end of this Privacy Policy. If requested, we will assist you in making your request.  We will advise you in advance if a minimal charge will be required for searching and retrieving your personal information. We will respond to your written request within 30 days.  

We will not be able to provide information from our records about you if those records contain references to other persons, are subject to legal privilege, contain confidential information proprietary to Assurant Canada, or cannot be disclosed for other legal reasons.

If you have questions regarding decisions made about you, we will tell you the reasons for those decisions. If we relied on information from a third party to make the decision, we will provide you with the name and address of the third party. 

Keeping your personal information accurate

We will make every reasonable effort to keep your information accurate and up-to-date.

Please keep us informed of any changes in your personal information, such as a change of name, address, or telephone number. If you find any errors in our information about you, please tell us and we will correct and update your file, if warranted. For information that remains in dispute, we will note the dispute in your file.

Contact us – addressing your requests 

We are committed to responding to your privacy requests promptly, fairly, and with respect.

Step 1:  Questions, complaints, and updating your information

If you have a question or complaint about our privacy practices or this Privacy Policy, or you would like to update your name, address, credit card, telephone, or other account information, please contact one of our customer service representatives at:

Assurant
Claims & Customer Service Department
P.O. Box 7000
Kingston, ON
K7L 5V3
1-800-550-2827 (English & French)

If you have a privacy complaint that we did not resolve to your satisfaction in Step 1, you may escalate the matter to our Privacy Officer at the below address under Step 2.

Step 2: Complaints and access to your information

If you have a complaint that was not resolved to your satisfaction in Step 1, or you would like to request access to your information, please contact our Privacy Officer in writing.  In your written request, please provide your name, address, telephone number, and account number, along with any other details with respect to your complaint or access request that are helpful to understand your matter. Our Privacy Officer may be contacted at:

Assurant
5000 Yonge Street – Suite 2000
Toronto, ON
M2N 7E9
Attention: Privacy Officer

Step 3: Additional resources 

If your complaint, or your request to access your information, remains unresolved after contact with our Privacy Officer, you may choose to contact the following external resource:

Office of the Privacy Commissioner of Canada 
30 Victoria Street
Gatineau, Quebec
K1A 1H3
Inquiries: 1-800-282-1376 
www.priv.gc.ca

 

1 Paragraphs 7(3)(d.1) and 7(3)(d.2) of The Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) 2015 Amendment : https://www.priv.gc.ca/en/privacy-topics/privacy-laws-in-canada/the-personal-information-protection-and-electronic-documents-act-pipeda/pipeda-compliance-help/gd_d1-d2_201703/

2 Guidelines for Processing Personal Data Across Borders – January 2009, Office of the Privacy Commissioner of Canada

Assurant Services Canada Inc., American Bankers Life Assurance Company of Florida, and American Bankers Insurance Company of Florida, and their subsidiaries and affiliates, carry on business in Canada under the name of Assurant®.

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Politique de confidentialité de Assurant® Canada

NOTRE ENGAGEMENT À PROTÉGER VOTRE VIE PRIVÉE

Chez Assurant, nous nous engageons à vous offrir un excellent service à la clientèle. Nous faisons de notre mieux pour traiter avec vous de manière équitable et respectueuse. 

La protection de votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels sont la pierre angulaire de notre relation avec vous et de votre confiance en nous. Votre confiance est notre plus important atout.

La présente Politique de confidentialité vous informe sur nos pratiques qui contribuent à la protection et à la sécurité de vos renseignements personnels.
Le terme « renseignements personnels » signifie les détails individuels et particuliers vous concernant que vous nous fournissez ou que nous obtenons par l’intermédiaire des produits et services que vous utilisez.

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité en tout temps. En cas de modification, nous afficherons la Politique révisée sur notre site Web.

COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Au moment de la collecte de vos renseignements personnels, ou avant, nous vous expliquerons la façon dont nous prévoyons utiliser votre information et vous demanderons le consentement pour le faire. Nous limiterons la collecte à l’information prévue pour les fins expliquées. Nous obtiendrons aussi votre consentement au préalable si nous prévoyons utiliser votre information à d’autres fins et avant que nous ne recueillions des renseignements de tierces parties.

Vous pouvez refuser de donner ou retirer votre consentement à l’utilisation de votre information. En pareil cas, nous respecterons et enregistrerons votre choix. Si votre choix a une influence sur notre capacité de vous servir à titre de client, nous vous en informerons.

Nous vous demandons vos renseignements personnels pour établir votre dossier et pour vous servir à titre de client.

Les renseignements que nous pourrions recueillir et la manière dont nous les recueillons

  1. Les renseignements que vous nous communiquez ou qui nous sont communiqués en votre nom sur des formulaires de demande ou tout autre type de formulaire que vous nous soumettez, tels que votre nom, adresse, âge, numéro d’assurance sociale, numéro de téléphone et vos renseignements d’emploi.
  2. Les renseignements concernant vos transactions avec nos compagnies ou avec d’autres parties non affiliées, tels que votre nom, adresse, numéro de téléphone, âge, utilisation de cartes de crédit, couverture d’assurance, historique des transactions et historique des demandes de règlement.
  3. Les renseignements qui nous sont communiqués par des fournisseurs de soins de santé, tels que médecins et hôpitaux, concernant votre état de santé actuel ou antérieur. Nous recueillons des renseignements relatifs à la santé pour établir l’admissibilité à une protection, traiter les demandes de règlement, éviter les fraudes, et ce dans la mesure où cela est autorisé par vous, ou lorsque la loi l’autorise ou l’exige. Veuillez noter que nous ne recueillons des renseignements relatifs à la santé que pour administrer un produit ou un service lié à la santé, tel qu’une assurance vie ou une assurance invalidité, que vous avez demandé.
  4. Les renseignements que vous nous communiquez lorsque vous vous inscrivez à un produit ou à un service, présentez une demande de règlement ou faites une demande de service à partir d’un de nos sites Web, tels que votre nom, adresse, numéro de contrat, émetteur de carte de crédit, numéro de compte, numéro d’identification personnel, adresse de courriel, contrat de service et renseignements sur la demande de règlement. Nous pourrions aussi utiliser votre adresse de courriel pour vous envoyer des sondages sur le service à la clientèle.
  5. Les renseignements qui nous sont communiqués par suite de votre utilisation de nos sites Web, tels qu’un numéro de session et un nom d’utilisateur. En passant en revue l’avis juridique, les modalités ou l’entente d’utilisation du site Web, ou des liens étant nommés de façon similaire sur nos sites Web auxquels vous vous rendez, vous pourriez prendre connaissance des fichiers témoins que nous utilisons et des renseignements additionnels quelconques que nous pourrions obtenir de vous à partir du site en question.

PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Avec votre consentement, nous pourrions partager votre information avec des tierces parties à des fins que nous vous expliquerons au préalable. De plus, nous pourrions partager votre information dans les cas suivants :

  1. Lorsque cela est exigé ou permis par la loi – Nous pourrions divulguer des renseignements personnels lorsque ces renseignements pourraient nous aider à recouvrer une dette que vous nous devez ou lorsque nous sommes obligés à fournir des renseignements par suite d’une assignation de témoin ou d’une ordonnance d’un tribunal ou dans le cadre d’une enquête1.
  2. Transfert d’une entreprise – Si nous examinons la possibilité de vendre, ou vendons concrètement, des unités opérationnelles de notre entreprise, nous pourrions divulguer des renseignements personnels à des tierces parties impliquées dans la vente éventuelle ou réelle.
  3. Aux fins de la commercialisation – Nous pourrions partager des renseignements au sujet de nos clients avec des personnes ou organisations à l’intérieur ou à l’extérieur de notre famille d’entreprises qui se chargent de la prestation de services de commercialisation pour nous ou avec qui nous avons conclu des ententes de commercialisation conjointes.
  4. Aux fins du service à la clientèle – Nous donnons des renseignements limités, selon les besoins, à nos fournisseurs, partenaires, sociétés affiliées et agents qui vous offrent des produits et services en notre nom ou qui prennent en charge des services de soutien en notre nom. Tous nos fournisseurs, partenaires, sociétés affiliées et agents, dans le cadre des ententes qu’ils ont conclues avec nous, s’engagent à respecter nos normes de protection de la vie privée et à protéger votre confidentialité dans une manière qui est conforme à la présente Politique de confidentialité, et ne peuvent pas utiliser votre information à des fins non autorisées. Nous avons le droit de vérifier si ces fournisseurs, partenaires, sociétés affiliées, et agents respectent nos normes. Certains de ces fournisseurs, partenaires, sociétés affiliées, et agents se trouvent à l’extérieur du Canada et sont assujettis aux exigences juridiques de leur territoire de compétence, telles que des exigences réglementaires concernant la divulgation des renseignements personnels à des autorités publiques dans ces pays.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous limitons l’accès à votre information à nos employés autorisés et aux employés autorisés de nos sociétés membres et de nos fournisseurs de services lorsque nous déterminons un besoin commercial légitime pour accéder à cette information se rapportant aux produits ou services que vous nous avez demandé ou que vous détenez auprès de nous.

Nous maintenons des contrôles de protection physiques et électroniques ainsi que des garanties de procédure.

Nous avons en pratique des programmes de formation et de communication pour renseigner nos employés sur la signification et les exigences de nos normes strictes concernant la sécurité et la confidentialité des données. Tous nos fournisseurs et fournisseurs de service, dans le cadre des ententes qu’ils ont conclues avec nous, sont tenus de respecter le caractère confidentiel de l’information et ne peuvent pas utiliser votre information pour des fins non autorisées.

Lorsque votre information n’est plus nécessaire aux fins qui vous ont été expliquées et une fois que les périodes de conservation applicables à nos documents de société sont expirées, nous avons des procédures en pratique pour détruire, supprimer, effacer vos renseignements personnels ou pour les transformer en une forme anonyme.

Votre information pourrait être traitée et stockée aux États-Unis et accessible aux autorités américaines selon les lois applicables.

Nous pourrions traiter et stocker votre information dans un autre pays et elle pourrait être accessible aux autorités gouvernementales selon les lois applicables de ce pays2.

COMMUNICATION ÉLECTRONIQUE ET UTILISATION DE SITES WEB

Courriel et communication par l’intermédiaire de notre site Web

Nous reconnaissons que l’envoi de courriels non chiffrés n'est pas sécuritaire. Le contenu d’un courriel peut être accédé ou consulté par d’autres parties en cours d’envoi vers nous sans que vous en ayez connaissance et sans votre consentement. Nous vous conseillons vivement de ne pas inclure des renseignements critiques ou privés dans un courriel non chiffré. Veuillez nous contacter pour vous renseigner sur les options qui s’offrent à vous pour communiquer avec nous de façon sécuritaire.

Nous prenons des mesures pour protéger vos renseignements personnels à l’aide de contrôles de sécurité appropriés en fonction de la sensibilité des renseignements que vous nous fournissez ou auxquels vous accédez par l’intermédiaire de nos sites Web. Toutefois, puisque la sécurité de la transmission de données par Internet ne peut être garantie, vous agissez à vos propres risques lorsque vous nous soumettez des renseignements personnels ou lorsque vous accédez électroniquement à des renseignements personnels, et nous ne garantissons pas la sécurité de l’information transmise de cette façon.

Fichiers témoins

Des fichiers témoins persistants peuvent être utilisés sur nos sites Web. Les fichiers témoins sont des éléments d’information ou de données envoyés à votre navigateur Web d’un serveur Web et qui sont stockés sur le disque dur de votre ordinateur à des fins de tenue de dossiers ou de personnalisation de certains éléments de votre session sur notre site Web. Les renseignements fournis grâce aux fichiers témoins sont généralement compilés de façon globale. Si vous préférez de ne pas accepter les fichiers témoins, la section d’aide de la barre d’outils dans la majorité des navigateurs Web vous indiquera la façon d’éviter d’accepter de nouveaux fichiers témoins, d’être informé par le navigateur lors de la réception d’un nouveau fichier témoin ou de désactiver complètement les fichiers témoins. Toutefois, la désactivation des fichiers témoins pourrait empêcher le bon fonctionnement de certaines sections du site Web ou pourrait vous empêcher de profiter pleinement de toutes les fonctionnalités de notre site Web.

Liens vers d’autres sites Web

Nos sites Web pourraient contenir des liens vers d’autres sites Web qui ont des pratiques et politiques d’accès à l’information qui diffèrent des nôtres. Nous ne saurions être tenus responsables des pratiques de confidentialité, de sécurité ou d’information de ces autres sites Web. Si vous utilisez des liens quelconques, nous vous encourageons à vous renseigner sur les pratiques de confidentialité et de sécurité des sites Web correspondants.

VOTRE DROIT D’ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels, il suffit d’envoyer une demande écrite à l’adresse du responsable en chef de la protection de la vie privée indiquée à la fin de la présente Politique de confidentialité. Si vous nous le demandez, nous pourrions vous aider à présenter votre demande. Nous communiquerons avec vous à l’avance s’il y a des frais minimes à payer pour la recherche et la récupération de vos renseignements personnels. Nous répondrons à votre demande écrite dans les 30 jours.

Nous ne serons pas en mesure de fournir des renseignements extraits de nos dossiers si ces renseignements font référence à d’autres personnes, font l’objet d’un privilège juridique, contiennent des renseignements confidentiels de nature exclusive appartenant à Assurant Canada ou sont des renseignements qui ne peuvent être divulgués à d’autres parties pour des raisons juridiques. Si vous avez des questions concernant les décisions prises à votre sujet, nous vous fournirons les raisons justificatives de ces décisions. Si nous avons dû nous fier à des renseignements fournis par une tierce partie, nous vous fournirons son nom et son adresse.

Exactitude de vos renseignements personnels

Nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour conserver votre information, précise et actuelle. Veuillez nous tenir au courant de tout changement relatif à vos renseignements personnels, tel qu’un changement de nom, d’adresse ou de numéro de téléphone. Si vous décelez une erreur dans les renseignements que nous possédons, veuillez nous en aviser : nous apporterons des corrections à votre dossier et le mettrons à jour. Tout différend concernant les renseignements sera noté dans votre dossier.

CONTACTEZ-NOUS – RÉPONSES À VOS DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

Nous nous engageons à répondre à vos demandes de renseignements concernant la protection de la vie privée en temps opportun, de façon équitable et respectueuse.

Étape 1 – Questions, plaintes et mises à jour de votre information

Si vous avez une question ou une plainte concernant nos pratiques de protection de la vie privée ou la présente Politique de confidentialité, ou si vous souhaitez mettre à jour votre nom, adresse, numéro de carte de crédit, numéro de téléphone ou autre information sur votre compte, veuillez communiquer avec nos préposés du service à la clientèle aux coordonnées suivantes :

Assurant
Service des règlements et du service à la clientèle
C. P. 7000
Kingston (Ontario)
K7L 5V3
1-800-550-2827 (service en français et anglais)

Si vous avez une plainte concernant la protection de la vie privée que nous n’avons pas réglée à votre entière satisfaction à l’étape 1, vous aurez l’option d’acheminer votre demande à notre responsable en chef de la protection de la vie privée à l’adresse indiquée à l’étape 2.

Étape 2 – Plaintes et accès à votre information

Si vous n'êtes pas satisfait de la résolution de votre plainte à l'étape 1, ou si vous souhaitez présenter une demande d’accès à votre information, veuillez communiquer avec notre responsable en chef de la protection de la vie privée par écrit. Dans votre demande écrite, veuillez indiquer votre nom, adresse, numéro de téléphone et numéro de compte ainsi que tout autre détail pertinent concernant votre plainte ou demande d’accès qui pourrait être utile à la compréhension de votre situation particulière. Vous pouvez communiquer avec notre responsable en chef de la protection de la vie privée aux coordonnées suivantes :

Assurant Canada
5000, rue Yonge
Bureau 2000
Toronto (Ontario)
M2N 7E9
À l’attention de : Responsable en chef de la protection de la vie privée

Étape 3 – Ressources additionnelles

Si votre plainte ou votre demande d’accès à votre information n’est toujours pas réglée après avoir communiqué avec notre responsable en chef de la protection de la vie privée, vous aurez recours à la ressource externe suivante :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3
Demandes de renseignements : 1-800-282-1376
www.priv.gc.ca

 

1 Les alinéas 7(3)d.1) et 7(3)d.2) de la modification de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) effectuée en 2015 : https://www.priv.gc.ca/fr/sujets-lies-a-la-protection-de-la-vie-privee/lois-sur-la-protection-des-renseignements-personnels-au-canada/la-loi-sur-la-protection-des-renseignements-personnels-et-les-documents-electroniques-lprpde/aide-sur-la-facon-de-se-conformer-a-la-lprpde/gd_d1-d2_201703/

2 Lignes directrices concernant le transfert transfrontalier de renseignements personnels – janvier 2009, Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Services Assurant Canada Inc., American Bankers Compagnie d’Assurance Vie de la Floride et American Bankers Compagnie d’Assurance Générale de la Floride ainsi que leurs sociétés affiliées et filiales exercent des activités commerciales au Canada sous la dénomination sociale Assurant®.

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